Peralatan yang di Butuhkan Perkantoran Untuk Membantu Mempermudah Pekerjaan

Setiap bisnis perlu memikirkan jenis peralatan yang dibutuhkan perusahaan mereka agar karyawan mereka melakukan pekerjaan dengan benar. Peralatan kantor membantu dalam mengelola pekerjaan yang berkaitan dengan kantor dan membuat tugas Anda sehari-hari berjalan dengan lancar.

Peralatan kantor biasanya diabaikan, tetapi penting. Peralatan yang tepat dan diperlukan harus tersedia untuk setiap karyawan sehingga mereka dapat bekerja secara produktif dan efisien.

Karyawan tidak hanya akan mendapat manfaat dari peralatan berkualitas baik, tetapi juga akan menguntungkan citra bisnis Anda. Persediaan kantor yang tepat mengirimkan pesan positif kepada klien dan mitra.

Kursi

Setiap meja membutuhkan kursi. Pada zaman manajemen ilmiah, kursi yang menyertai meja panitera harus membuat karyawan bekerja pada produktivitas maksimum. Dan karena para pegawai dilarang meninggalkan meja mereka, kursi harus membuat mereka tetap duduk. Kursi berdesain terbaik untuk pekerjaan meja adalah berbasis putar dengan kursi pelana dari kayu dan menepuk punggung kayu dengan sandaran lengan, berdasarkan studi fisiologis anatomi manusia. Banyak model memiliki tombol dan tuas yang dapat disesuaikan untuk membuat kursi sesuai dengan penghuninya. Ini adalah awal dari ergonomi kantor - studi desain yang berkaitan dengan kenyamanan dan fungsi manusia. Ergonomi akan menjadi bisnis desain arsitektur yang berkembang pada pertengahan 1970-an.

Kursi selalu menjadi simbol status di kantor. Sama seperti raja yang duduk di atas takhta dan tidak ada orang lain yang melakukannya, majikan duduk di kursi sementara pegawai mereka duduk di kursi. Untuk semua kenyamanan yang masuk akal dari kursi putar, tongkat lurus berstatus tersirat di tahun 1880-an. Tetapi ketika kursi juru ketik berevolusi menjadi versi tanpa lengan empuk di kantor hari ini, kursi eksekutif mengambil dimensi raja dengan tangan tertutup, kursi lebar, dan sandaran tertinggi.

Pada 1950-an, tinggi sandaran dan ukuran kursi menunjukkan peringkat pekerjaan. Sama seperti semakin besar meja, semakin prestisius pekerjaan, semakin nyaman kursi itu, semakin tinggi bagan organisasi adalah orang yang duduk di dalamnya. Mungkin ada beberapa simbol yang lebih kuat di kantor dan kehidupan kontemporer daripada kursi.

Komputer

Ketika kita terus melanjutkan era informasi, sulit membayangkan melakukan bisnis tanpa komputer. Setiap hari, jutaan orang yang bekerja di kantor dan rumah di seluruh dunia bergantung pada teknologi komputer untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien dan ekonomis. Untuk benar-benar memahami sejarah komputer melibatkan perjalanan yang menakutkan melalui matematika, fisika, dan teknik listrik; melalui kode biner, logika Boolean, waktu nyata, memori inti magnetik, notasi angka floating-point, transistor, semikonduktor, sirkuit terintegrasi, dan banyak lagi.

Untungnya, sebagian besar pekerja kantor tidak perlu memahami sejarah kompleks ini untuk menggunakan komputer dan berbagai program perangkat lunak yang mereka jalankan. Ketika komputer pertama kali dikembangkan hampir lima puluh tahun yang lalu, orang-orang yang memprogramnya menganggap tugas itu cukup menjengkelkan. Untungnya, belajar menggunakan komputer pribadi saat ini sering semudah menghabiskan beberapa jam membaca instruksi manual atau mengikuti tutorial langsung.

Dalam beberapa tahun terakhir, teknologi komputer telah dimasukkan ke dalam berbagai produk konsumen dan industri. Komputer secara rutin digunakan dalam pengolah kata, email, video game, dan aplikasi lain yang membutuhkan tugas berulang yang dapat diotomatisasi.

Mesin fotokopi

Mesin fotokopi saat ini ada di mana-mana, menghasilkan lebih banyak salinan daripada yang dibutuhkan siapa pun. Pada akhir 1980-an, perusahaan Xerox menyalin lebih dari 20 juta halaman dalam satu tahun, hanya untuk melihat apakah mesinnya berfungsi.

Metode pertama untuk membuat salinan yang diketik adalah kertas karbon. Digunakan untuk sedikit lebih dari penerimaan kartu kredit hari ini, karbon pernah menjadi kutukan juru ketik. Kertas berantakan dan tak termaafkan, kertas karbon memungkinkan juru ketik untuk membuat duplikat yang agak kotor dari apa yang dia ketik.

Mesin stensil tahun 1890-an, yang masih digunakan sampai sekarang, khususnya di sekolah-sekolah, meningkatkan jumlah salinan yang dapat dibuat dari beberapa hingga seratus, menggunakan apa yang dikenal sebagai "master". Tetapi satu-satunya cara untuk menyalin asli setelah dibuat adalah mengetik ulang, menggambar ulang, atau rephotograph itu.

Mesin fotostat dikembangkan sebelum Perang Dunia I, tapi itu bukan alat kantor. Itu terlalu mahal, terlalu besar, dan, membutuhkan operator yang terlatih, terlalu sulit untuk digunakan.

Setelah Perang Dunia II, 3M dan Eastman Kodak memperkenalkan Thermo-Fax dan mesin fotokopi verifax ke tempat kerja. Salinan-salinannya berkualitas buruk dan terus menjadi gelap lama setelah mereka ditarik dari mesin. Meskipun model kantor relatif murah dan mudah digunakan, makalah khusus mereka akhirnya menghabiskan banyak uang bagi pengguna.

Penemuan Chester Carlton tentang efek cahaya pada fotokonduktivitas, bagaimanapun, membawa pada kesuksesan mesin "Xerox" yang belum pernah terjadi sebelumnya. Mesin Xerox komersial pertama, Haloid Xerox 914 tahun 1960, memiliki cacat, seperti kertas hangus. Namun demikian, mesin fotokopi saat ini menghasilkan gambar yang hampir sempurna, dalam warna juga, dalam waktu perekaman.

Meja

Pameran Centennial 1876 di Philadelphia, yang menimbulkan ledakan ide-ide furnitur baru, menyebabkan perubahan dramatis pada peralatan kantor yang khas. Meja tulis dan sistem pengarsipan tiba-tiba menjadi hal yang populer.

Pengusaha sedang ingin perubahan. Perbaikan rumah tangga, mereka percaya, harus berarti peningkatan laba. Meja gulung menawarkan partisi yang dapat dipindah-pindahkan, beberapa ukuran kasing, laci, kasing, dan kunci.

Meja mesin tik masuk ke kantor dengan mesin tik. Beberapa memiliki lemari yang dibangun di dalam yang mengayunkan mesin tik dari pandangan ketika permukaan tulisan berayun. Meja juru ketik lain datang dalam ketinggian yang dapat disesuaikan, memungkinkan juru ketik untuk mengetik berdiri maupun duduk.

Pada 1890-an, rolltops menjadi tidak praktis. Manajer kantor tidak dapat dengan mudah melihat pekerjaan apa yang dilakukan para panitanya, dan seringkali terlalu banyak kertas yang diajukan di meja mereka daripada di lemari arsip. Segera rolltop hanya furnitur manajerial dan eksekutif.

Meja pekerja kantor menjadi lebih dan lebih ramping karena lubang-lubang pigeon dan bilah pengarsipan dihapus. Pada 1900, bahkan alas yang mendukung bagian atas meja dan menyediakan ruang penyimpanan diganti dengan kaki, yang membuat kantor pembersihan lebih mudah. Kantor berusaha sepenuhnya menjadi standar dalam penampilan, untuk "efisiensi." Satu meja, disisihkan ke meja lainnya, persis seperti meja lainnya di kantor.

Akhirnya, manajemen menganggap kayu tidak efisien dan buruk bagi kesehatan karyawan, dan meja logam menjadi standar pada 1920-an. Kayu sekarang menikmati status sebagai bahan pilihan untuk meja kantor, bagaimanapun, menunjukkan seperti itu, kualitas, kesuksesan, dan nilai-nilai kuno.

Mesin Pendikte

Mesin mendikte adalah hubungan kompleks antara pengembangan teknologi yang dibutuhkan dan inginkan. Fonograf awal Thomas Edison, walaupun ide yang hebat, memiliki suara yang mengerikan, serta sejumlah cakram lilin (rekaman) yang direkam sebelumnya untuk dimainkan, dan itu tidak laku. Para pemasar fonograf itu berpikir untuk menjualnya ke kantor sebagai mesin yang mendikte, tetapi gagal juga di sana. Stenographers membencinya, dan itu mahal. Pada 1890-an, sudah keluar dari pasar. Fonograf, dengan peningkatan teknis yang kritis dalam kualitas rekaman, berlanjut untuk mencapai kesuksesan tunggal.

Manajemen ilmiah di masa jayanya, bagaimanapun, menyukai mesin mendikte. Dipercayai bahwa tidak hanya mendikte surat menjadi mesin mengurangi biaya pembuatan surat dari 4,3 sen menjadi 2,7 sen, tetapi mesin mendikte itu dapat membuat eksekutif lebih kreatif. "Pria yang sebelumnya mendiktekan surat-surat kaku telah diajarkan oleh mesin mendikte untuk mengekspresikan diri mereka dengan jelas," saran salah satu sumber. Apa yang benar-benar berusaha dihindari oleh manajemen ilmiah adalah waktu yang sia-sia ketika "diktator dan stenografer terlibat dalam percakapan yang sama sekali tidak berhubungan dengan bisnis yang ada."

Beberapa kantor memang menggunakan dictaphones, tetapi sebagian besar tidak. Mereka masih rumit, mengintimidasi, dan mesin rekaman yang buruk. Butuh pita magnetik pada 1950-an untuk membuat dikte praktis. Mendikte surat dan memo serta ide-ide cemerlang ke dalam tape recorder, di dalam mobil maupun di ruang eksekutif, menjadi prosedur operasi kantor standar yang berlanjut hingga hari ini, lebih dihargai oleh para manajer daripada oleh para stenografer.

Faksimili (Faks)

Faksimili adalah area otomatisasi kantor dan komunikasi bisnis yang paling cepat berkembang saat ini. Bagi pengamat nonteknis, mesin faks tampaknya mengirim fotokopi ke mesin faks lain melalui saluran telepon. Anda memutar nomor, menempatkan halaman yang ingin Anda kirim ke mesin, tekan "mulai," dan pergilah, sekitar satu menit satu halaman.

Jauh sebelum mesin fotokopi, mesin faksimili ditemukan pada tahun 1842 oleh Alexander Bain, pembuat jam Skotlandia, yang menggunakan mekanisme jam untuk mentransfer gambar dari satu lembar kertas konduktif elektrik ke yang lain. Bain mematenkan "telegraf rekaman elektrokimia otomatis" pada tahun 1843.

Berbagai mesin yang menggunakan teknologi Bain telah digunakan selama bertahun-tahun. Pada 1934, Associated Press mulai menggunakan "wirephoto" untuk mengirim foto. Tapi kemudian televisi membawa revolusi berita orang bisa melihat siaran langsung atau sama pada hari itu daripada satu atau dua foto.

Hanya hari ini "faks" menjadi kata yang populer. Revolusi faksimili saat ini terjadi karena teknologi digital (teknologi yang sama yang memungkinkan kita bermain video game), yang telah meningkatkan kecepatan, kekompakan, dan keandalan mesin, serta menurunkan harga. Dan, seperti mesin tik Sholes, teknologi ini telah menemukan pasar sebenarnya di dunia bisnis, di mana efisiensi dan komunikasi cepat telah diperlukan sejak zaman kereta api. Mesin faks memungkinkan pengiriman apa pun yang dapat dicetak pada halaman ke mana saja di dunia dalam waktu yang tidak lebih lama daripada yang diperlukan untuk menyerahkan halaman tersebut kepada seseorang di bagian atas meja Anda.

Telepon

Sejak telepon pertama kali didemonstrasikan pada tahun 1876, telepon telah berevolusi menjadi alat komunikasi yang vital, menyediakan pintu gerbang ke dunia teknologi komputer dan pertukaran informasi.

Bisnis adalah yang pertama menggunakan telepon, mengambil keuntungan dari teknologi baru untuk merampingkan operasi mereka dan mempertahankan kontak dengan pemasok mereka. Pada tahun 1920, sebagian besar bisnis hampir mustahil untuk bertahan hidup tanpa telepon, merasa lebih nyaman dan efisien daripada mengirim pesan dengan tangan atau melalui surat.

Telepon kantor awal adalah model meja putar-hitam yang hitam, seri Model 500, diperkenalkan oleh Bell Telephone Laboratories pada tahun 1949. Setiap telepon individu memiliki nomor teleponnya sendiri tidak ada yang namanya "ekstensi" pada masa itu. sebelum ponsel multiline. Ponsel ini biasanya dijawab oleh sekretaris, dan seorang stenografer yang mendengarkan ekstensi lain akan mencatat panggilan itu karena pengusaha masih menginginkan catatan tertulis untuk file-file tersebut.

Setelah Perang Dunia II, meningkatnya permintaan pada sistem telepon membuatnya perlu untuk meningkatkan teknologi. Gelombang radio, gelombang televisi, dan data komputer sekarang sedang dikirim melalui kabel yang dirancang untuk transmisi suara. Pada 1990-an, sistem telepon berbasis analog telah dibangun kembali di sekitar teknologi digital. Dalam sistem digital, informasi tentang masing-masing gelombang suara daripada gelombang suara itu sendiri dikirim melalui kabel sebagai ekuivalen numerik dan kemudian direkonstruksi secara tepat di ujung lainnya. Teknologi baru ini memungkinkan komputer yang juga berbasis pada teknologi digital untuk "berbicara" di telepon. Saat ini, kabel serat optik membawa sinyal digital dengan kecepatan yang luar biasa, dan mereka telah menjadi tulang punggung infrastruktur informasi dunia.

Integrasi komunikasi dan komputer memberi kantor berbagai layanan telepon baru, termasuk perluasan penggunaan 800 nomor, telepon seluler, dan pesan suara. Sering difitnah sebagai dingin, impersonal, dan menjengkelkan, pesan suara telah mengambil alih banyak dari apa yang sebelumnya menjadi tugas sekretaris.

Mesin Ketik

Hidup ketika orang dapat "memproses kata-kata," menyalinnya secara instan, dan bahkan mengirimnya hampir di mana saja di dunia melalui saluran telepon, kita mungkin merasa sulit untuk percaya bahwa cikal bakal pengolah kata, mesin tik, diciptakan sedikit lebih banyak daripada seratus tahun yang lalu.

Bagian kantor, sekolah, dan rumah Amerika yang pernah ada di mana-mana ini mengikuti jalan panjang menuju pengakuan. Mesin tik menemukan penerimaan hanya ketika promotor akhirnya menyadari siapa yang akan menjadi pengguna yang paling mungkin. Namun, sebelum hal itu terjadi, nilai-nilai sosial yang mengatur korespondensi pribadi dan profesional harus berubah untuk mengakui penggunaan perangkat mekanik sebagai pengganti pena.